Wie organisiere ich mein Büro am Effektivsten?
Ein gut organisierter und strukturierter Arbeitsplatz ist Grundvoraussetzung, um nicht in Zeitfallen zu tappen. Muss man sich mit langen Suchen und chaotischen Ablagestapeln herumärgern, geht wertvolle Zeit verloren, von der wir ja bekanntlich sowieso zu wenig haben. Es ist bewiesen, dass Menschen eine Leistungskurve haben und es bestimmte Tageszeiten gibt, an denen man besonders produktiv und konzentriert arbeitet. Wie kann ich meinen Arbeitsplatz also so organisieren, dass ich die Hochphasen am Tag sinnvoll nutzen kann und mich nicht unnötig aufhalte, nur weil das Büro nicht gut strukturiert ist?
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Ordnungssysteme sollten für jeden wichtig sein. Ob im Büro, im Labor oder in der Werkstatt, wenn nicht alles gut und leicht zu finden ist, kann es zu Problemen kommen. Beispielsweise kann die Vertretung eines Mitarbeiters, der auf längere Zeit krank ist, sich nicht in dem Chaos zurechtfinden, das sein Vorgänger als sein „eigenes Ordnungssystem“ zurückgelassen hat. Es muss also ein einheitliches System geben, dass es ermöglicht, Zeit zu sparen und auch für andere nachvollziehbar und verständlich ist.
Eine sehr gute Methode für ein geordnetes System ist der Etikettendruck. Ablagekästen, Schranktüren, Laborproben oder Werkzeugschränke können mit Etiketten versehen werden, sodass schon auf den ersten Blick zu sehen ist, was sich in einem Schrank oder der Ablage befindet. So spart man sich die Zeit des Suchens und wird schneller fündig. Dies sind nur einige praxisnahe Beispiele, die Ihnen verdeutlichen sollen, wo Etiketten zu Einsatz kommen können. Mit einem Etikettendrucker von cab beispielsweise, kann man auch Barcodes und andere Industrie-Etiketten erstellen, die im täglichen Alltag des Berufslebens gebraucht werden können. Ein Barcodedrucker wie der „cab eos 1“ ermöglicht auch die Strukturierung von Lagerräumen. Über den im PC gespeicherten Barcode kann nicht nur der gesuchte Gegenstand, sondern auch der Aufenthaltsort abgerufen werden.
Überlegen Sie sich, welches Ordnungssystem zu Ihrem Arbeitsplatz passt und schaffen Sie Ordnung. Sie werden schon bald den Unterschied merken, wie viel entspannter der Alltag sein kann, wenn man nicht mit Papierchaos oder der Suche nach etwas länger als notwendig beschäftigt ist.
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Neben der Organisation ist es zB durch ausreichende Beleuchtungsstärken möglich, die „müden Phasen“ zu überwinden. Beispielsweise eine Büro Stehleuchte sorgt hier für abhilfe.
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Aber auch angemessene Schreibtischstühle sorgen für weniger Ermüdung bei der Arbeit und helfen so indirekt bei der Arbeitsbewältung.
Insgesamt lässt sich bei einem Büroarbeitsplatz viel optimieren. Ob es die ettikettierten Ablagefächer, der Stuhl, das Licht oder auch die größe des Schreibtisches ist. Über Jobrotation kann man prima Verbesserungspotential aufdecken.