Organisation: Hilfe und Tipps für Schreibtisch-Chaoten
Kein Zentimeter leere Schreibtischplatte, stattdessen Stapeltürme, Aktenberge und Notizzettelhaufen. Klingt das bekannt? Kein Wunder, denn auf vielen Schreibtischen herrscht das schiere Chaos. Ganz getreu dem Motto Albert Einsteins, der mit der Frage „Wenn ein unordentlicher Schreibtisch auf einen unordentlichen Geist hinweist, worauf deutet dann ein leerer Schreibtisch hin?“ in die Geschichte einging.
Leider teilen nur wenige Unternehmer Einsteins Ansicht. Ihnen gilt ein akkurat aufgeräumter Arbeitsplatz als erstrebenswertes Ziel. Ein zugemüllter Schreibtisch hingegen hinterlässt bei vielen Chefs einen schlechten Eindruck. Schlimmer noch: Zahlreiche Vorgesetzte schließen vom Schreibtisch auf den Mitarbeiter. Unordnung wirkt eben selten kompetent. Damit das Durcheinander nicht zum Karriereknick wird, sollten Chaoten schnell aktiv werden.
Mit System gegen das Chaos
Im Gefecht gegen die ewige Unordnung hilft es nur jeden Tag ein kleines bisschen aufzuräumen. Das klappt erfahrungsgemäß besser als spontane Hauruck-Aktionen. Langfristig ist aber nur eine systematische Herangehensweise sinnvoll. Ziel sollte sein den ganzen Papierkram aus dem Blickfeld zu entfernen. Denn ständig auf Aktenstapel – und damit darauf, was noch zu erledigen ist – zu blicken, steigert den Stresslevel. Ist der Schreibtisch weitgehend von Altlasten befreit, bleibt mehr Raum für aktuelle Aufgaben – auch im Kopf. Abgeschlossene oder momentan unwichtige Dokumente sollten in die Schränke wandern. Um die Unterlagen dort zu verwalten, lohnt es sich Mappen mit Kennzeichnungsetiketten anzulegen. Alle Dokumente eines Projekts, Vorgangs oder Themas finden in der entsprechenden Mappe Platz. Farbige Etiketten weisen auf unterschiedliche Dringlichkeiten hin und sorgen für noch mehr Übersichtlichkeit. Alle Mappen können dann in einer größeren Aufbewahrungsbox gelagert werden, die sich bei Bedarf bequem ins Archivfach verlagern lässt. Auch der frisch entrümpelte Schreibtisch profitiert von einem neuen System. Experten empfehlen, eine Platzierung entsprechend der Händigkeit vorzunehmen. Rechtshänder ordnen Telefon, Monitor und Tastatur, Notizblock und Stifte und schließlich die aktuellen Arbeitsdokumente von links nach rechts an. Diese Anordnung erleichtert die Arbeitsabläufe. Telefonieren, etwas notieren und Recherchen am Rechner oder schnelles Nachschlagen in den Akten sind praktisch gleichzeitig möglich. Linkshänder wählen die umgekehrte Reihenfolge, um den gleichen Effekt zu erzielen.
Regelmäßiger Systemcheck
Der optimale Zustand der Ordnung ist individuell verschieden. Einen komplett leeren Schreibtisch findet nicht jeder erstrebenswert. Prinzipiell kann alles, was täglich genutzt wird auch auf dem Schreibtisch belassen werden. Wer Fotos, Erinnerungsstücke oder Kunstgegenstände im Arbeitsalltag motivierend findet, der sollte solche Gegenstände auch direkt im Blickfeld platzieren und grundsätzlich auf einen minimalistischen Arbeitsplatz verzichten. In jedem Fall empfiehlt es sich einmal im Monat zu hinterfragen, ob das eigene System noch funktioniert. Stehen nur wirklich wichtige Dinge auf dem Schreibtisch? Was kann gleich in den Papierkorb wandern? Was gehört in welche Mappe? Können ein paar Mappen ins Archiv? Der Arbeitsaufwand diese Fragen durchzugehen, hält sich in Grenzen, sorgt aber nachhaltig für Ordnung auf dem Schreibtisch. Für notorische Schreibtisch-Chaoten ist es ideal solche Systemcheck-Tage mit einem positiven Gefühl zu verknüpfen, indem man sich eine Belohnung gönnt. Die kann dann am Feierabend ausgiebig genossen werden und steigert die Motivation zukünftig häufiger für Ordnung zu sorgen.
